Упражнение 3. Список рассылки

Кроме одиночных контактов в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Предположим, у вас есть четыре заместителя и большинство директив приходится рассылать всем четырем. Чтобы облегчить свою работу, подготовьте список рассылки и включите в него контакты заместителей. После этого при отправке очередной директивы не нужно будет последовательно указывать адреса всех четырех человек, достаточно выбрать соответствующий список рассылки. Для добавления списка выполните следующие шаги.

1. В раскрывающемся списке кнопки Создать выберите команду Создать список рассылки (Distribution List).

Примечание

> В Outlook XP имеется возможность объединять несколько контактов в списке рассылки, который, в свою очередь, может использоваться в операциях как одновременный контакт с несколькими людьми.

Рис. 20.7. Добавление адресов в список рассылки

2. В поле Имя (Name) введите название Четыре электронных адреса.

3. Щелкните на кнопке Выберите членов (Select Members).

4. В списке Источник адресов окна добавления адресов, показанного на рис. 20.7, выберите пункт Контакты.

Примечание

> Адреса для списка рассылки можно выбирать не только из папки контактов, но также из адресной книги Windows и из других адресных справочников, зарегистрированных в Outlook.

5. В левом списке окна выделите строку Александр Петров (Эл. почта).

6. Щелкните на кнопке Члены.

7. Повторяя шаги 5 и 6, добавьте в список рассылки электронные адреса двух других людей.

8. Щёлкните на кнопке ОК.

9. Чтобы добавить в список рассылки электронный адрес, отсутствующий в спра вочнике, щелкните на кнопке Добавить (Add New).

10. В открывшемся окне диалога Добавление новой записи (Add New) в поле Краткое имя (Display Name) введите Сергей Николаев. В поле Адрес электронной почты (E-mail address) напечатайте электронный адрес mcolaOphantom. ru. Установите флажок Добавить контакт (Add To Contacts), чтобы новый адрес автоматически был добавлен в папку контактов Outlook. Затем щелкните на кнопке ОК. Теперь окно списка рассылки будет выглядеть так, как показано на рис. 20.8.

Рис. 20.8. Список рассылки

Примечание

> Чтобы удалить адрес из списка рассылки, выделите строку с этим ад-¦ ресом и щелкните на кнопке Удалить (Remove).

11. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть панели инструментов. В папке контакт появится адресная карточка Сергея Николаева и заголовок списка рассылки.